Salon nên dùng Excel hay phần mềm đặt lịch nhân viên để tối ưu doanh thu?

1. Thực trạng quản lý salon bằng Excel hoặc Google Sheets hiện nay

Khi mới khởi nghiệp hoặc quy mô tiệm còn nhỏ (dưới 3 nhân viên), Excel hoặc Google Sheets luôn là sự lựa chọn phổ biến của các chủ salon tóc, tiệm nail hay spa nhờ tính tiện lợi và hoàn toàn miễn phí.

Ưu điểm của việc dùng Excel cho salon:

1. Không tốn chi phí đầu tư ban đầu: Chỉ cần máy tính hoặc điện thoại có kết nối mạng là có thể sử dụng ngay.
2. Dễ tùy chỉnh giao diện: Bạn có thể tự tạo các cột tên nhân viên, dòng ngày tháng và tô màu các ca làm việc theo ý muốn.

Nhược điểm chí mạng khi lượng khách bắt đầu tăng:

1. Mất thời gian check lịch thủ công: Mỗi khi khách gọi điện hoặc nhắn tin đặt lịch hẹn, quản lý phải mở file ra dò xem thợ đó còn trống giờ đó không rồi mới dám nhận lịch.
2. Dễ xảy ra tình trạng trùng lịch, sót lịch: Nếu hai người cùng mở file cập nhật một lúc, việc ghi đè dữ liệu hoặc xếp 2 khách vào cùng một khung giờ của một nhân viên là điều rất dễ xảy ra.
3. Không có tính năng tự động nhắc lịch: Khách quên lịch hẹn hoặc nhân viên vào sai ca là điều diễn ra thường xuyên, gây lãng phí thời gian và làm giảm doanh thu của tiệm.

2. Phần mềm đặt lịch nhân viên chuyên nghiệp: Bước nhảy vọt về công nghệ

Để giải quyết triệt để những hạn chế của Excel, các phần mềm đặt lịch nhân viên chuyên dụng (như hệ thống BFS) đã ra đời, mang đến một giải pháp số hóa toàn diện và tự động hóa luồng vận hành của salon.

Những lợi ích đột phá của phần mềm đặt lịch:

1. Khách tự đặt lịch 24/7: Khách hàng chỉ cần truy cập website hoặc quét mã QR là có thể chủ động thấy lịch trống của từng nhân viên và bấm đặt giờ. Hệ thống tự động khóa khung giờ đó lại ngay lập tức.
2. Điều phối thông minh, chống trùng lịch: Phần mềm tự động sắp xếp ca làm việc của nhân sự, chặn đứng hoàn toàn tình trạng chồng chéo lịch hẹn.
3. Tự động nhắc lịch qua Zalo/SMS: Hệ thống tự động gửi thông báo nhắc lịch cho cả khách hàng lẫn nhân viên trước giờ hẹn, giảm 90% tỷ lệ khách "bùng lịch" (No-show).
4. Quản lý hiệu suất nhân sự và doanh thu trực quan: Toàn bộ số ca làm việc, giờ công và hoa hồng của từng nhân viên được cập nhật theo thời gian thực trên một Dashboard duy nhất. Chủ salon không còn phải cộng trừ thủ công vào cuối tháng.

3. Bảng so sánh chi tiết: Salon nên dùng Excel hay phần mềm?

4. Salon của bạn nên chọn giải pháp nào?

Quyết định salon nên dùng Excel hay phần mềm phụ thuộc vào quy mô hiện tại và mục tiêu phát triển của bạn:

1. Bạn nên tiếp tục dùng Excel nếu: Salon chỉ có 1 - 2 nhân viên, lượng khách dưới 5 người/ngày và bạn có nhiều thời gian rảnh để tự trực điện thoại, nhắn tin xếp lịch cho khách.
2. Bạn bắt buộc phải nâng cấp lên phần mềm nếu: Salon có từ 3 nhân viên trở lên, bạn muốn giải phóng bản thân khỏi việc xếp lịch thủ công, muốn chấm dứt tình trạng khách đến phải ngồi chờ vì trùng lịch, và có định hướng mở rộng thành chuỗi thương hiệu.

Lời khuyên cho chủ Salon: Hãy để nhân viên của bạn tập trung 100% vào chuyên môn chăm sóc khách hàng, thay vì bắt họ phải mất thời gian "đấu trí" với những hàng cột rối mắt trên Excel. Hãy để công nghệ làm thay phần việc phức tạp đó!

CHẤM DỨT TRÙNG LỊCH TRẢI NGHIỆM FREE DEMO BFS NGAY!

Hệ thống BFS Booking đã có sẵn phiên bản Demo thực tế được thiết kế tối ưu riêng cho các ngành Salon tóc, Tiệm Nail, Spa và Clinic.

Đừng để những lỗi vận hành thủ công nhỏ nhặt làm rơi rớt khách hàng của bạn mỗi ngày. Click ngay vào nút bên dưới để được cấp tài khoản dùng thử và trải nghiệm sự thay đổi chỉ sau 5 phút!

[ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM DEMO BFS MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY]